塾の生徒管理システムならコレ!教室運営における顧客管理の重要性とは?

学習塾の開業・集客・経営ノウハウとアイデア

塾を運営している方なら共感していただけると思います。

煩雑な生徒管理に時間を取られて疲弊してしまっていませんか?

生徒管理とは、成績管理・出欠管理・月謝管理・個人情報管理・保護者連絡などの生徒ひとりひとりの様々な情報管理のことを意味します。

この顧客管理を面倒だからといって怠ると、大きな損失を被ることになります。

今回は、塾における生徒管理の重要性、おすすめの顧客管理システムの紹介、塾の生徒管理のやり方について解説したいと思います。

せっかく素晴らしいレッスンをしていても、顧客管理をできていないと素晴らしい教室にはなり得ません。

ぜひ最後まで読んで、実践してみてください。

学習塾運営における生徒管理の重要性とは?

事業者にとって、顧客の情報を管理し、適切に利用することは、集客・経営の面でとても重要です。

例えば、学習塾で「子どもの成績が毎月カルテになって渡される」、「子どもの入室・退室時間がスマホで確認できる」など、保護者が安心して子供を通わせることのできるサービスを提供できるのは、顧客管理ができているからこそです。

また、顧客管理をすることで月謝の未納・滞納をチェックしたり、新規入会者の募集キャンペーンやイベントの内容を決めたりするのにも役立ちます。

つまり、きちんと生徒の情報を管理できていると、様々な「取りこぼし」を防ぐことができるということです。

せっかく良い指導をしていても、「子どもを安心して通わせられない」、「月謝の支払いを滞納している」、「生徒募集要項の内容が的外れ」では、生徒やお金の集まらない悪い教室になってしまうのです。

生徒管理は大変!おすすめの顧客管理システムとは?

とはいっても、生徒管理は時間がかかるし、気を遣ってストレス溜まるし、空き時間をそれに費やさなくてはいけないし…と、煩雑なものばかりです。

そんな手間を減らしたいなら、顧客管理システムを導入することをおすすめします。

システムというと初期導入費用や月額課金が必要なイメージがありますが、最近は無料や安価で使い始められるものも増えており、小規模教室でも大手教室と同じ機能を持ったシステムを使うことが可能になっています。

その中でも僕がおすすめするのは「無料予約システム【STORES 予約(ストアーズ 予約)】」です。

業界大手・公共機関・上場企業から中小企業・個人まで、10万以上の利用者がいる顧客管理システムです。

教室関連で言うと、セントラルやルネサンスといった大手フィットネスクラブも利用しています。

STORES予約の詳細は上のリンクから確認していただきたいのですが、このサービスを3行でまとめるなら以下の通りになります。

  • 月額・初期費用0円の圧倒的なコスパ!
  • 事前決済・月謝管理・チケット管理など様々な決済が可能!
  • レッスン振替・カレンダー埋め込み・スタッフ指名・グループレッスンの予約も対応!

つまり、最低限の塾の生徒管理がこのサービスひとつで、無料でできるということです。

生徒管理は自分でやる!顧客管理を自力でやるには?

とはいっても、「システムやITが苦手で…」というアレルギーをお持ちの方が多いのが、教室業界のひとつの特徴であることは知っています。

もちろん、僕はすべての塾に顧客管理システムを使って欲しいのですが、「自分でやるからそんなのいらない!」という方に向けて、最後に生徒管理のコツをお伝えしたいと思います。

塾を始めると成績・出欠状況・月謝支払い状況・個人情報など様々な情報を収集し、整理し、分析し、アウトプットしなくてはいけません。

多くの方が、これらの情報を収集しっぱなしになっていたり、そもそもそれすらしていなかったりすることが多いでしょう。

これらを自力でやりたいなら、きちんとルーティン化・効率化することが重要です。

まず、情報を扱うときには必ず同じ手順で行うようにしましょう。

なぜなら、毎回バラバラなやり方をするとミスが出やすくなったり、ミスが出たときに気付きにくくなるからです。

例えば、月謝の口座振替をかけるときには、まず退会者・休会者・復帰者・新規入会者をチェック・入力し、月謝の金額を入力し、最後に全体人数や金額をチェックすると順番を決めたら、必ずルーティンを守るようにしましょう。

新規入会者のチェックをしている間に、「あ、そういえば〇〇さんの金額変えなきゃ!」と違うことを挟むと、ミスが増えたり、無駄に時間がかかってしまったりするのです。

次に、可能な限りの効率化を目指しましょう。

生徒管理効率化の鍵は「エクセル」です。

正直、きちんとエクセルを使いこなせば1時間かかっていた仕事が10分で終わることもあります。

決して「マクロを使いこなせ!」と言っているのではなく、関数や数式を使うだけでも効率化は可能です。

最初にきちんと関数の組み込まれたエクセルシートを用意さえしてしまえば、その後の作業がどんどん楽になるのです。

このような生徒管理については、「ルーティン化」と「効率化」を念頭において取り組むようにしましょう。

まとめ

塾において、生徒管理というのはどうしても後回しにされがちです。

ごく小規模な教室であれば、これといった管理をしなくても回るかもしれませんが、そこからステップアップすることは難しいでしょう。

また、きちんとした生徒管理をしておくと、今後の経営においてそれらの情報が役立つ時が来ます。

うちの生徒さんはどの辺りから・どうやって・どのくらいの時間をかけて通ってくれているのだろうか?

生徒数の推移はここ数年でどのように推移していっているのだろうか?

このような情報がわかると、あなたの教室のリアルな商圏の範囲の推定や確度の高い事業計画の立案ができるようになります。

紹介したSTORESのようなシステムが低コストで誰でも使えるようになってきた昨今、いつまでもデータなしに経営が続けられるほど容易くはないのは言うまでもないでしょう。

今からでも遅くありません。

きちんと生徒管理を行い、健全な教室経営を行えるようにしましょうね!

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